En general, las empresas deben declarar e ingresar el IVA repercutido en la declaración correspondiente a la fecha de devengo de la operación, con independencia de que lo hayan cobrado o no. No obstante, en caso de impago, pueden recuperarlo siempre que se cumplan los siguientes requisitos:
Reclamación judicial. En caso de instar el cobro a través de una reclamación judicial, lo más habitual es iniciar un procedimiento monitorio, que no requiere abogado ni procurador. No obstante, antes de iniciar dicha reclamación, compruebe las condiciones del contrato firmado con el deudor. Si la resolución de los conflictos se realiza mediante arbitraje, sin acudir a los tribunales ordinarios, deberá reclamar por esa vía, que también es aceptada por Hacienda a efectos de recuperar el IVA.
Requerimiento notarial. Otra posibilidad para reclamar la deuda es el requerimiento notarial, que puede utilizarse si la empresa prefiere no demandar a sus clientes por temor a perderlos, o cuando la deuda es de escasa cuantía. Pues bien, Hacienda ha aclarado que dichos requerimientos son igualmente válidos tanto si se realizan presencialmente (personándose el propio notario en casa del cliente), como si se realizan por correo certificado con acuse de recibo, siempre que ello se haga a través de Correos y Telégrafos. Hacienda no admite los requerimientos efectuados por Internet o a través de otros operadores postales. Así pues, si opta por realizar el requerimiento notarial por correo (que es la opción más barata), asegúrese de que la notaría haga llegar el requerimiento a través de Correos y Telégrafos.
Entes públicos. Las empresas también pueden recuperar el IVA si el deudor moroso es un ente público. En ese caso, no obstante, la obligación de instar el pago no se cumple mediante demanda judicial ni requerimiento notarial, sino mediante la obtención de un certificado en el que dicho ente público reconozca su obligación de pago y la cuantía que adeuda. Si la Administración no entrega el certificado o lo hace cuando ya han transcurrido los plazos existentes para realizar los trámites de rectificación de la factura, el plazo de tres meses para realizar estos trámites queda interrumpido hasta que la Administración entregue el certificado solicitado.
Trámites a realizar. Dentro de los tres meses siguientes a la finalización del plazo de seis meses (o de un año, según corresponda) desde la fecha de la operación es preciso emitir la correspondiente factura rectificativa y remitirla al deudor. En dicha factura se anula el IVA repercutido, de forma que el deudor moroso pasa a adeudar únicamente el principal de la operación. Debe quedar constancia de que la factura rectificativa se ha remitido. A estos efectos, el medio más fiable para no tener problemas con Hacienda es mediante un recibí firmado por el cliente o un burofax.
Aviso a Hacienda, en el mes siguiente. Dentro del mes siguiente a la emisión de la factura rectificativa, debe comunicarse a Hacienda dicha emisión, precisando que se cumplen todos los requisitos para recuperar el IVA y que el deudor no ha sido declarado en concurso (o que, de haberlo sido, la factura rectificativa es anterior a la fecha del auto del concurso). Asimismo, debe acompañarse la siguiente documentación:
La presentación de esta comunicación y sus anexos debe realizarse exclusivamente de forma electrónica en la web de Hacienda.
Obligaciones del receptor. Asimismo, si el receptor de la factura rectificativa (es decir, el deudor moroso) es empresario, éste también debe comunicar a Hacienda, por vía electrónica, la recepción de dichas facturas y su inclusión en su declaración de IVA como menor impuesto soportado. Dicha comunicación debe efectuarla en el mismo plazo de la liquidación de IVA en la que incluya la rectificación (es decir, la correspondiente al período en que reciba la factura rectificativa).
Recuperación del IVA. Si cumple los requisitos y los trámites indicados, el emisor podrá recuperar el IVA computando las facturas rectificativas en la declaración mensual o trimestral del período de su emisión. A partir de ese momento Hacienda se convertirá en acreedora del IVA frente al deudor moroso, quien deberá declarar dicho impuesto como menor IVA soportado en la declaración del período en que reciba las facturas rectificadas.
Cobro posterior. En caso de que, tras haber recuperado el IVA, el deudor pague la deuda pendiente o parte de ésta, la forma de actuar dependerá del tipo de deudor:
Como puede observar, ante un impago importante por parte de su cliente, y por el cual ha ingresado el IVA repercutido a Hacienda, puede actuar, solicitando el reembolso de tal cantidad pagada en concepto de IVA. No obstante, el procedimiento requiere del cumplimiento de una serie de requisitos formales y técnicos, sin los cuales no resulta válido.
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