Las cuentas anuales son los estados financieros de las empresas, que se depositan en el Registro Mercantil provincial que corresponda por domicilio, y que resultan públicos y accesibles a cualquier persona. Tienen por objeto permitir un conocimiento de la realidad económica y financiera de la empresa.
Los documentos que conforman las cuentas anuales de las empresas son los siguientes:
- Instancia de presentación
- Hoja de datos identificativos
- Balance de situación
- Cuenta de pérdidas y ganancias
- Estado de cambios en el patrimonio neto (no obligatorio para PYMES)
- Estado de flujos de efectivos (no obligatorio para PYMES)
- Informe de gestión (no obligatorio para PYMES)
- Informe de auditoría (no obligatorio para PYMES)
- Memoria
- Certificación de la aprobación de las cuentas anuales, conteniendo la aplicación de resultados
- Declaración medioambiental
- Modelo de autocartera
En cuanto a los plazos, hay que distinguir distintos hitos:
- Plazo de formulación de las cuentas anuales. Los Administradores de la sociedad disponen de tres meses desde el cierre del ejercicio para formular las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado. Es decir, si el ejercicio económico de la empresa se inicia el 1 de Enero y finaliza el 31 de Diciembre, los tres meses se contarán desde el 31 de Diciembre, por lo que el plazo para formular las cuentas anuales finalizará, como norma general, el día 31 de Marzo.
- Plazo de legalización de los libros de contabilidad (Libro de inventarios, Cuentas anuales y Libro diario). Se establece un plazo máximo de 4 meses desde el cierre del ejercicio para legalizar los libros. Por tanto siguiendo el esquema del cierre del ejercicio el día 31 de Diciembre, los libros deberán estar legalizadas como máximo el día 30 de Abril del año siguiente.
- Plazo de aprobación de las cuentas anuales. Tras la formulación de las cuentas anuales por los Administradores y la legalización de los libros contables, las Cuentas anuales deben ser aprobadas en Junta General Ordinaria. La Junta General Ordinaria, debe reunirse dentro de los 6 primeros meses de cada ejercicio, es decir, hasta el 30 de Junio. La convocatoria de la misma le corresponde a los administradores.
- Plazo de depósito de las cuentas anuales. Una vez que las cuentas anuales han sido aprobadas por la Junta General Ordinaria, se establece el plazo de un mes para su presentación en el Registro Mercantil de su provincia (Artículo 279 LSC y Artículo 365 del Reglamento del Registro Mercantil). El plazo de un mes se cuenta de fecha a fecha. Teniendo en cuenta entonces que la aprobación de las Cuentas Anuales por la Junta General se hubiera realizado el último día (30 de junio) si estamos ante un ejercicio que coincide con el año natural, las cuentas anuales deberán ser depositadas como máximo el día 30 de julio.
El depósito de dichas cuentas anuales en el Registro Mercantil es obligatorio. Las empresas que no cumplan con esta obligación pueden ser sancionadas con multas que van desde los 1.200 euros hasta un máximo de 60.000 euros, en función del tamaño de la empresa y de su facturación anual. Además, el empresario perderá el beneficio de la limitación de responsabilidad por las deudas que contraiga después de que finalice el plazo de presentación.
Su depósito en el Registro Mercantil puede realizarse en formato papel, en soporte CD/DVD, o por vía telemática si se dispone de certificado digital a través de la plataforma del Colegio de Registradores.
En Febrer Asesores somos especialistas en asesoramiento fiscal y mercantil a sociedades, por lo que podemos ayudarte a cumplir con todas las obligaciones de tu empresa.
Si deseas ampliar esta información, o plantearnos cualquier consulta sobre este tema, no dudes en contactar con nosotros.
